Excel'den otel programına geçiş: ne zaman ve nasıl?

Kâhya · 1 Ekim 2026

Pek çok küçük otel işe bir defter ya da bir Excel tablosuyla başlar ve yıllarca da öyle devam eder. Excel kötü bir araç değildir. Ama otel büyüdükçe ve işi birden fazla kişi yürütmeye başladıkça zorlanmaya başlar.

Zamanın geldiğini gösteren işaretler

• Aynı tablonun birkaç kopyası var ve hangisinin güncel olduğu belli değil.
• Bir odaya iki rezervasyon yazıldı ve misafir kapıda kaldı.
• Resepsiyondaki kişi değişince tablonun mantığını kimse bilmiyor.
• Ay sonunda gelir belli ama giderler ayrı bir yerde, kâr tahminle konuşuluyor.
• Temizlik, kiler ya da maaş için ayrı ayrı defterler tutuluyor.

Geçiş adım adım

1. Sezon dışında başlayın. Ağustosta program değiştirmeyin. Ekim-mart arası en rahat dönemdir.
2. Önce odaları girin. Oda numarası, tipi, kaç kişilik olduğu. Bu bir kez yapılır.
3. Gelecek rezervasyonları aktarın. Geçmişin hepsini taşımak şart değil. Önümüzdeki aylardaki rezervasyonlar yeter.
4. Müşteri listesini aktarın. Ad, telefon, e-posta. Eski misafirlerinize sezon öncesi ulaşmanın yolu budur.
5. İki hafta paralel gidin. Eski tabloyu kapatmadan programı kullanın. Farklar çıkarsa yakalarsınız.
6. Ekibe gösterin. Herkese kendi şifresini ve sadece kendi ekranını verin. Bir kişiye her şeyi öğretmeye çalışmayın.

Excel'i tamamen bırakmak gerekmiyor

İyi bir program raporlarını Excel olarak da verebilmeli. Muhasebeciniz Excel istiyorsa yine alırsınız, ama artık elle doldurmazsınız.

Kâhya'da geçiş

Kâhya'ya geçişte odaları, ürünleri ve personeli ilk kurulumda biz giriyoruz. Excel'deki müşteri listenizi de aktarabiliriz. Bize ulaşın, otelinize göre konuşalım.